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中心各部室、分中心：
為規范我市工程建設項目招標投標交易檔案管理，確保交易檔案的真實、完整、安全與有效利用，根據《廣東省工程建設項目招標投標電子檔案管理辦法》、《關于印發<中心檔案管理規定>(修訂)的通知》等有關要求，現制定《惠州市公共資源交易中心建設工程交易檔案管理規定》并印發，請認真貫徹執行。
惠州市公共資源交易中心 2024年7月8日
惠州市公共資源交易中心建設工程 交易檔案管理規定
第一條
為規范工程建設項目招標投標交易檔案管理，促進招標投標交易活動信息共享，確保交易檔案的真實、完整、安全與有效利用，依據《中華人民共和國招標投標法》及其實施條例、《中華人民共和國檔案法》、《電子招標投標辦法》、《廣東省工程建設項目招標投標電子檔案管理辦法》、《關于印發<中心檔案管理規定>(修訂)的通知》等有關規定，參照國家標準《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T
18894-2016），結合工作實際，制定本規定。 第二條
按照本規定進行管理的工程建設項目招標投標交易檔案主要用于有關行政監督部門信息資源共享、依法開展招標投標領域監管、行政執法、處理投訴舉報等。任何單位和個人不得將交易檔案違法用于其他商業目的。 第三條
工程建設項目招標投標交易檔案（以下簡稱“交易檔案”）包括紙質檔案及電子檔案。 本規定所稱紙質檔案是指通過惠州市公共資源交易中心建設工程電子交易系統、電子見證系統開展工程建設項目招標、投標、開標、評標、定標等過程中產生的相關文字、圖表及電子文件打印件等紙質文件。 本規定所稱電子檔案是指通過惠州市公共資源交易中心建設工程電子交易系統、電子見證系統開展工程建設項目招標、投標、開標、評標、定標等過程中形成的，具有憑證、查考和保存價值并應歸檔保存的一組有聯系的電子文件，包括電子文件及其元數據等相關過程信息的集合以及紙質文件掃描形成的符合信息技術安全要求和歸檔格式要求的數字副本。 本規定所稱電子文件是指電子招標投標交易活動中由計算機等電子設備及信息系統形成、辦理、傳輸和存儲的數字格式的各種信息記錄。 元數據，是指描述電子文件和電子檔案的內容、背景、結構及其管理過程的數據。它可以對電子文件及電子檔案進行詳細、全面、規范的描述，保證電子檔案能夠被準確理解和有效檢索，支持電子檔案的管理、利用和長期存取。 除音視頻檔案外，紙質交易檔資料案應當與電子檔案資料一一對應。 第四條
交易檔案應規范、真實、完整、可靠地反映工程建設項目招標投標交易活動的全部過程和內容。交易檔案管理遵循招標投標交易活動和信息系統運行規律，按照統一標準、安全利用的原則，實行“
一項一檔”管理。 對涉及國家安全、國家秘 密的文件的處理和保存應符合國家信息安全和涉密信息保護管理規定。 第五條
交易檔案包括： (一)項目交易前期資料 1、通用類資料(所有行業項目均需提供) (1)項目立項文件; (2)資金證明(財政撥款、銀行保函或銀行存款余額證明); (3)招標代理機構委托合同或委托書; (4)建設單位營業執照、組織機構代碼證或事業單位法 人證書及法定代表人身份證; (5)建設單位法定代表人委托證明書及被委托人身份證; (6)投標保證金代收及中標通知書代發委托書; (7)公開保密審查表; (8)公平競爭審查表； (9)政府投資計劃編號(政府投資項目提供); (10)招標公告(或資格預審公告); (11)招標文件(或資格預審文件); (12)招標計劃； 2、專業類資料(對應不同行業項目提供不同資料) (1)房建類施工(或)監理項目 ①不動產權證; ②建設用地規劃許可證; ③建設工程規劃許可證; ④施工圖設計文件審查批準書; ⑤工程預算、標底造價審定書(政府投資項目提供); ⑥建設工程造價管理站標底備案表; ⑦《關于惠州市建設工程招標備案工作的復函》: ⑧項目其它文件。 (2)市政類項目 ①建設用地規劃許可證; ②建設工程規劃許可證; ③施工圖設計文件審查批準書; ④工程預算、標底造價審定書(政府投資項目提供); ⑤建設工程造價管理站標底備案表; ⑥《關于惠州市建設工程招標備案工作的復函》; ⑦項目其它文件。 (3)交通類項目 ①《交通工程招標資格預審文件核備表》、《交通工程招標文件核備表》; ②項目其它文件。 (4)其他類項目 ①行業主管部門(公開、邀請)的《招標備案表》; ②項目其它文件。 （二）項目交易后期資料 1、項目答疑、更正文件; 2、評標專家抽取登記表等相關資料; 3、招標控制價; 4、開標一覽表; 5、開標會簽到表; 6、評標報告（或資格預審評審報告）; 7、中標候選人公示; 8、項目質疑投訴及相關處理文件; 9、中標公告; 10、中標通知書; 11、招標投標情況報告; 12、投標文件（或資格預審文件）； 13、中標合同； 14、開標、評標、定標（如有）會議的錄音錄像； 15、評標、定標（如有）專家評審界面的錄音錄像； 16、其他應當記錄的文件。 以上資料如屬于在招標投標交易活動中形成的數據電文，且按照招標投標有關法律法規和國家相關規定需要電子簽名的，應當按照《中華人民共和國電子簽名法》和招標文件的要求進行電子簽名并保存。 第六條
電子檔案管理要求: （一）儲存要求： 1、存儲電子文件的載體應標明載體編號、類別代碼、密級、保管期限等。 2、電子文件及其元數據應當同時歸檔，元數據應符合國家和廣東省相關標準規范:歸檔電子文件中應包括《電子文件元數據表》(詳見附件3)、電子文件機讀目錄、相關軟件及其他說明等，并附《歸檔電子文件登記表》(詳見附件4)。 3、加密的電子文件歸檔前應做解密處理，明文歸檔。 4、對未在電子系統中留痕的應歸檔的材料，均需通過人工掃描等方式形成電子檔案(標準PDF格式文件)留存。 5、保管期限屬于“永久”、“長期”的電子文件，項目發起方及其委托的代理機構須至少各制作一份該電子文件的紙質文本同時歸檔，并建立準確、可靠的標識與之對應。 （二）保管要求: 1、歸檔載體應做防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層。 2、歸檔載體應直立存放于防光、防塵、防磁、防有害氣體的裝具中。 第七條
交易檔案收集移交流程規定： （一）部門設置兼職檔案管理人員，負責收集項目紙質檔案并編制項目檔案匯總表。 （二）評標工作人員負責完成電子檔案整理工作。評標工作人員應對歸檔的電子文件進行檢測驗收，檢驗合格后形成《歸檔電子文件接收檢驗登記表》。對檢驗不合格的，應退回電子文件形成單位重新制作，并再次對其進行檢驗，檢驗合格后方可納入電子檔案管理。電子檔案以刻錄光盤的形式保存，一式兩份，一份與紙質檔案同時移交中心檔案庫房封存保管，一套由業務部室保管提供利用。 （三）項目紙質檔案及電子檔案整理完成后，兼職檔案管理人員負責將其移交至檔案整理單位，由其整理入庫，期間應編制移交清單，經移交人簽字，接收方核對簽收。檔案整理單位將檔案整理完成移入檔案庫后，部門兼職檔案管理人員應再次核對檔案清單，避免遺漏。 第八條
交易檔案收集移交保管時間要求： （一）項目交易歸檔工作應當在招標投標交易活動結束后30日內發起歸檔操作，按照紙質檔案和電子檔案分類體系及形成時間、交易流程環節等進行整理組成文件存檔資料。 （二）不能通過電子交易系統自動獲取和共享獲取，但屬于電子檔案歸檔范圍的紙質文件資料，除按照招標投標有關法律法規和國家相關規定需要電子簽名的以外，其他文件資料可分別由相應主 體負責將加蓋有主要負責人或者其授權的項目負責人簽名（簽章）的紙質文件資料整理、掃描形成電子文件，于中標通知書發出后的15個工作日內，提交至項目進場交易的招標投標電子交易平臺進行歸檔，并對掃描上傳的電子文件的真實性、完整性負責。 招標人與中標主 體簽訂的合同文件需自中標通知書發出之日起30個工作日內完成補充歸檔。 （三）音視頻類電子檔案的保管期限自歸檔完成之日起不少于2年，其他電子檔案的保管期限自歸檔完成之日起不少于15年，紙質檔案長期保存。 第九條
檔案整理單位對已歸檔的電子檔案每年均應進行讀取，并對電子文件讀取有關的處理設備更新情況進行一次檢查登記。設備環境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性；如不兼容，應進行電子檔案載體轉換工作。對電子檔案載體應定期進行抽樣機讀檢查，如發現問題應采取安全有效措施及時恢復，確保電子檔案的完整性和安全性。 第十條
按照本規定管理的電子檔案超過保管期限需要進行銷毀處理的，應按以下要求進行： （一）電子檔案的銷毀需編制銷毀清冊，并報中心主要領導批準。 （二）在履行銷毀審批手續后，非保密電子文件可進行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子文件，應采取一定技術措施進行信息清除工作。涉密電子文件和電子檔案的信息清除和介質銷毀應當按照保密相關要求進行。 第十一條
本中心人員查閱、調閱交易檔案，在其職務范圍內的，可由檔案管理人員直接提供，查閱非職務范圍內的檔案，須經綜合部同意。 非本中心人員查閱、調閱檔案，必須持單位介紹信和本人工作證、身份證，按要求進行申請登記，填寫《檔案查閱登記表》，經綜合部同意后，辦理查閱手續進行查閱。 檔案如需進行調閱，調閱單位需妥善保管調閱檔案，并按時將調閱檔案歸還。 第十二條
本規定自2024年7月10日起施行，有效期5年。
附件：1.電子文件源數據表 2.歸檔電子文件存儲格式 3.電子文件接收檢驗登記表
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粵公網安備 44130202000199號
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